Soạn thảo hồ sơ là kỹ năng cơ bản của dân văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu hết những quy định của Thông tư 01 về điểm chuẩn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn theo Văn bản số 01.
Contents
Hướng dẫn căn chỉnh chuẩn theo Thông tư 01
Theo nguyên tắc căn chỉnh chuẩn tại Văn bản số 01, khoản 3 Điều 5 quy định như sau:
Xem thêm: Căn lề chuẩn theo thông tư 01
– Lề trên: cách mép trên từ 2 – 2,5 cm;
– Lề dưới: cách mép dưới 2 – 2,5 cm;
– Lề trái: Cách mép trái từ 3 – 3,5 cm;
– Lề phải: cách mép phải từ 1,5 – 2 cm.
Bên cạnh Hướng dẫn căn chỉnh chuẩn văn bản số 01, chúng tôi còn chia sẻ đến bạn đọc những nội dung liên quan về thể thức trình bày văn bản số 01. p>
Lựa chọn phông chữ và cỡ chữ
Dù nội dung có khác, văn bản hành chính nào cũng phải được soạn thảo trên máy tính, sử dụng phông chữ tiếng Việt và bảng mã unicode theo chuẩn Việt Nam tcvn 6909:2001 (thông tư 01 bộ mã nội bộ. Điều 4).
Cỡ chữ sẽ phụ thuộc vào vị trí và thành phần của văn bản.
Ví dụ:
– Một số tên quốc gia bao gồm hai dòng:
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
Đặc biệt có một dòng kẻ ngang ở dưới cùng, nét liền, độ dài bằng độ dài của dòng chữ (dùng lệnh draw, không dùng lệnh gạch chân),
Vậy cỡ chữ dòng thứ nhất “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” là cỡ chữ 12 đến 13; dòng thứ nhất cỡ chữ 13, cỡ chữ dòng thứ hai cỡ chữ 13; cỡ chữ 14).
– Địa danh, ngày, tháng, năm của văn bản, cỡ chữ từ 13 đến 14.
Cách ghi tên cơ quan cấp
– Không ghi cơ quan chủ quản:
+các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
Tham khảo: Giới thiệu về mô hình cấu trúc tuyến tính SEM
+Văn phòng Quốc hội;
+ Quốc hội, Ủy ban nhân dân của Quốc hội hoặc Quốc hội và Ủy ban nhân dân các cấp;
+ Đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
+ Tập đoàn kinh tế quốc dân, 91 công ty.
– Ghi tên cơ quan quản lý trực tiếp (nếu có), cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các đơn vị khác.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được viết đầy đủ hoặc viết tắt theo quy chuẩn (viết tắt của các cụm từ thông dụng như UBND – ubnd, UBND – hđnd,…).
Đối với văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp thì tên cơ quan phải được viết bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với tên nước (từ 12 đến 13), kiểu chữ đứng; nếu tên dài hơn thì có thể được trình bày trên nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng được viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ như tên nước, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có nét liền mảnh, cách dòng 1/3 đến 1 /2 độ dài của văn bản và được đặt theo tỷ lệ của văn bản.
Nếu cả tên tổ chức quản lý trực tiếp và tên tổ chức ban hành file dài có thể hiển thị nhiều dòng. Khoảng cách dòng đơn (khoảng cách dòng 1,0).
Làm thế nào để viết số và ký tự?
– Số lượng văn bản
<3
Ý nghĩa của ký hiệu như sau:
Số chứng chỉ là số thứ tự của chứng chỉ được đăng ký tại trụ sở cơ quan, tổ chức. Số này được viết bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ chữ số 01 vào ngày đầu tiên hàng năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Trên văn bản, từ “số” được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu đứng, sau từ “số” có dấu hai chấm. Các tài liệu có số nhỏ hơn 10 phải có số “0” đứng trước.
– ký hiệu chữ
Giống như các yếu tố khác, ký hiệu văn bản phải tuân theo một tiêu chuẩn chung, bất kể mong muốn của người soạn thảo.
Theo đó, ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên viết tắt của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Chữ ký công văn gồm chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên người soạn thảo, đơn vị soạn thảo (nếu có).
Sử dụng dấu gạch chéo lên (/) giữa các số và ký hiệu văn bản, dấu gạch ngang (-) giữa các nhóm ký hiệu văn bản và không có khoảng trắng.
Viết tắt kiểu văn bản
Tên loại tệp là tên của từng loại tệp do cơ quan hoặc tổ chức xuất bản. Vì vậy, tất cả các tài liệu đã xuất bản, trừ tài liệu chính thức, đều phải được đặt tên.
Đang xem: Quặng đôlômit: Công thức và thành phần chính của quặng Đôlômit
Văn bản hành chính bao gồm tất cả 32 loại, trong đó thường có một số loại phổ biến như:
Nghị quyết (cá nhân), quyết định (cá nhân), chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, thủ tục, tờ trình, biên bản họp, tờ trình, hợp đồng, công văn, điện tín, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu , Giấy chứng nhận nghỉ phép, Giấy phép du lịch…
Khi trình duyệt văn bản hành chính, người soạn thảo cần nắm vững cách viết tắt tên văn bản theo Phụ lục 1 ban hành kèm theo Công văn số 01/2011 của Bộ Nội vụ, cụ thể:
Trình bày nội dung ngắn gọn, chính xác
Theo Điều 11 Thông tư 01, phần nội dung văn bản là phần chính của văn bản nên cần chú ý các yêu cầu sau:
– Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
– Sử dụng ngôn ngữ viết đơn giản và dễ hiểu;
– Sử dụng từ thông dụng (không dùng từ trong nước, ngoài nước nếu không cần thiết), các thuật ngữ chuyên môn cần hiểu rõ phải được giải thích trong văn bản;
p>
—Hãy cẩn thận viết hoa chữ cái đầu tiên của âm tiết đầu tiên của một câu hoàn chỉnh: sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (.. .); Sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong dấu ngoặc kép (: “…”) và xuống dòng…
——Không thể tùy ý viết tắt, chỉ có thể viết tắt những từ, cụm từ thông dụng. Các cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản có thể được viết tắt nhưng từ hoặc cụm từ viết tắt phải đứng ngay sau từ hoặc cụm từ đó trong ngoặc đơn.
Quy định về chữ ký và con dấu
Đầu tiên: Cách ký
– là viết tắt của chữ ký tập thể, viết tắt là “tm”. (đại diện) trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay mặt tổ chức là người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
– Nếu đã ký thì sử dụng chữ viết tắt “kt”. (chữ ký) trước chức danh người phụ trách. Người có thẩm quyền ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
– Viết tắt “tl” nếu ký thừa hoặc ký thừa ủy quyền. (dưới quyền), “tuq”. (ủy quyền) trước chức vụ đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người được ký thừa lệnh hoặc thừa lệnh là người đứng đầu phòng, ban của cơ quan, tổ chức.
Lưu ý:
– Đối với văn bản hành chính, các danh hiệu danh dự như học hàm, học vị không được ghi trước họ và tên của người ký.
– Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức giáo dục, y tế, khoa học, lực lượng vũ trang phi thương mại có học hàm, học vị, quân hàm.
Hai: Cách đóng dấu
– Con dấu của cơ quan, tổ chức: đóng dấu bên trái chữ ký, chiếm 1/3 chữ ký.
– Dấu treo: Là đóng dấu giáp lai lên trang nhất, che tên một số cơ quan, tổ chức hoặc phụ lục kèm theo văn bản. Dấu treo thường dùng cho các văn bản nội bộ hoặc hóa đơn tài chính (Điều 26 Khoản 3 Nghị định-Luật số 110/2004/nĐ-cp).
– Dấu giáp lai: Dùng để đóng giáp mép (phải hoặc trái) của 2 văn bản trở lên. Gần giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục của văn bản, che một phần trang giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản (Điều 13, khoản 2, Thông tư số 01/2011/tt- bnv).
Trên đây là thông tin tư vấn của chúng tôi về Hướng dẫn căn lề chuẩn tài liệu số 01. Mong rằng những chia sẻ của chúng tôi có thể giúp ích được cho bạn đọc trong quá trình nghiên cứu.
